Mamas mit eigenem Business haben keine Zeit zu verlieren. Wenn die eine Hälfte des Tages den Kindern gehört, dann kann das Automatisieren oder Systematisieren von Aufgabenprozessen die Effektivität der anderen Hälfte sehr unterstützen. Deswegen stelle ich Dir hier einige Tools vor, die Zeit sparen und mit denen Du darüber hinaus Deine Klienten von überall betreuen kannst.

1. Contactually – Die kostenlose Version dieser web-basierten CRM Software kann eine Menge und reicht für eine kleinere Coaching Praxis völlig aus. Ich nutze es, um alle eMails und andere Informationen von meinen Klientinnen übersichtlich an einem Platz zu haben.

Zu jedem Kunden kann man Notizen anlegen und die wichtigsten Punkte einer Sitzung festhalten. So habe ich immer den Überblick und kann vor jeder neuen Sitzung den roten Faden ganz leicht aufnehmen. Außerdem kann man das Versenden von eMails terminieren und somit sicherstellen, dass man den Kontakt mit Kunden automatisch pflegt.

2. Acuity Scheduling – Oft müssen einige eMails hin und her geschickt werden, bevor man einen Termin gefunden hat, der für alle Beteiligten passt. Deswegen setze ich zumindest zum Buchen meiner kostenlosen Business-Strategie-Sitzungen einen Online-Terminplaner ein.

Mit Acuity Scheduling bin ich super zufrieden, weil ich in der günstigsten Variante auch Formulare zum Ausfüllen integrieren kann. In der Benachrichtigungsmail für neue Buchungen sind die Antworten meiner (potentiellen) Klientinnen dann bereits enthalten und ich erhalte sofort einen ersten Eindruck von ihren aktuellen Herausforderungen und Wünschen.

3. Fastbill – Diese Software ist eine Art Mini-Buchhalter, der das Schreiben von Rechnungen einfach macht und in wenigen Minuten erledigt. Für mich ist es besonders deswegen ein tolles Tool, weil ich den ganzen „Papierkram“ gerne vor mir herschiebe. Fastbill vergibt automatisch Rechnungs- und Kundennummern, rechnet die Umsatzsteuer aus, fügt alle Kundendaten ein und verschickt die Rechnung per eMail. Ich liebe es!

4. Skype – Das ist natürlich schon ein alter Hase unter den Online-Tools, aber ich kenne viele Frauen, die beratend arbeiten und Skype noch nicht in Erwägung gezogen haben dafür.

Fast alle meine Sitzungen finden per Skype statt. Dadurch kann ich zur Zeit beispielsweise eine Mama in Litauen coachen. Gleichzeitig ermöglicht Skype auch einer Unternehmerin das Coaching, die in meiner Region wohnt, zeitlich aber extrem stark eingebundenen ist und für die Sitzungen lieber an ihrem PC im Büro bleibt.

Während den Coaching Sitzungen schalte ich die Kamera gerne aus, damit sich meine Klientinnen noch besser auf sich selbst konzentrieren können. Aber beim „Hallo“ sagen hat man sich gesehen und so schon mal eine herzliche Verbindung aufgebaut. Die perfekte Mischung für eine gelungene Sitzung 🙂

5. Dropbox – Auch die Dopbox ist nicht wirklich neu, aber ich möchte sie hier nicht auslassen, weil sie das Arbeiten von überall einfach extrem erleichtert. Ordner und Dokumente für Klientinnen, dich ich immer wieder brauche, lege ich alle in der Dropbox ab. Dadurch kann ich auf Worksheets und Selbstlern-Unterlagen zugreifen, die ich spontan in einer Sitzung verwenden möchte, auch wenn ich nicht zuhause bin und meine physischen Ordner nicht griffbereit habe.

6. TeuxDeux – wird tö dö ausgesprochen und kommt von to do 🙂 Dieser Online-Kalender ist eine Art Filofax im Netz. Von Montag bis Sonntag hat jeder Tag eine Spalte, die mit Notizen, Terminen und To do’s gefüllt werden kann.

Das Praktische ist, dass man alle Informationen beliebig hin und her verschieben und verändern kann, ohne dass am Schluss die ganze Seite verkritzelt ist wie bei einem echten Taschenkalender. TeuxDeux ist super für einen organisierten Wochenplan und zum Festhalten von Coaching Terminen.

Mit welchen Tools organisierst Du Dein Business? Hast Du noch weitere gute Tipps für uns? Die anderen Mamas und ich freuen uns über Dein Feedback in den Kommentaren.

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  1. Hi Sandra,
    eventuell ist für Mama’s die ein Team unter sich haben, welches sie organisieren möchten, das Online-Tool asana ein Begriff?
    Ich arbeite sehr gerne damit und kann es wärmstens empfehlen. Ist übrigens kostenfrei und sehr leicht im Umgang.

    Alles Liebe,
    Romina

    1. Liebe Mina,

      asana kannte ich noch nicht, nur den kostenpflichtigen Anbieter basecamp. Super, vielen Dank für den guten Tipp! Sandra

  2. Liebe Sandra,

    Ich könnte dich knutschen 😉 Dein Artikel kommt gerade zur richtigen Zeit!!
    Genau danach habe ich schon gesucht und nun habe ich alles was ich brauche in einem Artikel – ja kanns denn besser kommen?!

    Vielen vielen Dank.
    Wenn ich in der Installation mit dem Einen oder anderen Probleme habe melde ich mich vertrauensvoll wieder 😉

    Liebe grüße
    deine Nicole

  3. Hallo Sandra,

    danke für diese tollen Tipps! 🙂

    Ich überlege schon seit einer Weile, was für ein Buchhaltungsprogramm ich mir anschaffen soll.

    Was Kalender und ToDos angeht bin ich ja altmodisch, ich liebe einfach meinen Moleskin, vor allem seit ich den entdeckt hab, der immer links die Woche und rechts eine linierte Seite hat. Ideal! 🙂

    Was ich noch gerne nutze, nachdem inzwischen schon so viel Kommunikation über facebook stattfindet, ist der facebook-Messenger. Ist vielleicht auch nicht superneu, doch ich finde es sehr praktisch, dass ich am Handy nicht immer gleich komplett facebook aufmachen muss, wenn eine Nachricht reinkommt.

    Liebe Grüße
    Christina

  4. Hallo Sandra,

    lieben Dank für die Auflistung. Ich nutze für meine Rechnungen und die Buchhaltung das Tool Debitoor und finde es sehr anwenderfreundlich und umfassend.

    Eine Frage habe ich zu acuity scheduling: Kann man in der Buchungsbestätigung den Text verändern und so z.B. die Widerrufsbelehrung einfügen? Die muss man ja neuerdings auch als Coach noch vor Terminbuchung anzeigen. 🙁

    Lieben Dank für eine kurze Rückmeldung und viele Grüße,
    Sue

    1. Liebe Sue, oops, damit habe ich mich auch noch nicht beschäftigt… Wenn ich herausfinde, wie es funktioniert, melde ich mich bei Dir 🙂 Liebe Grüße! Sandra

  5. Hallo Sandra,

    für Contacually und Fastbill habe ich bisher nur Trial-Versionen für 30 Tage gefunden.
    Hast du andere Informationen?

    Viele Grüsse
    Diana

    1. Hallo Diana, die günstigste Version von Fastbill kostet 5 Euro im Monat, da gibt es leider keine kostenlose Version. Von contactually habe ich noch nie eine Rechnung erhalten und nutze es schon ein paar Monate. Liebe Grüße! Sandra

  6. Ich empfehle folgende teilweise kostenlose Tools:

    1. Google Drive – Da kann man sogar im Team zeitgleich an Dokumenten arbeiten
    2. Bitrix24 als CRM und Team-Tool mit Projektkoordination, TODO-Liste, Kontaktliste und für schnellen einfachen Austausch wie bei Facebook ohne immerzu emails hin und her zu schubsen
    3. Google Calendar – Der kann eigentlich alles, was das Herz begehrt und richtig cool wird es, wenn man die Kalender seines Teamkollegen mit drauflegt, dann findet man schnell Lücken, wo alle Zeit haben.
    4. MyLifeOrganized – eine Art Super-TODO-Liste – für solche, die gar nichts loslassen können/wollen und alles gut priorisiert und kategorisiert haben wollen
    5. Roboform – nie wieder Passwörter auswendig können, Login mit einem Mausklick, synchronisiert sich auf allen Geräten die man hat.
    6. Google Mail – kein Mails in Ordner schubsen mehr, sondern nur noch taggen – wer einen Schritt weiter geht, macht nichtmal mehr das, und sortiert gar nichts mehr rum – sondern drückt nur noch auf Archivieren. Was hab ich früher nur stundenlang mails sortiert. Völliger Blödsinn. Was man wirklich wieder braucht findet man über die Volltextsuche, ansonsten benutzt man ein Collaborations-Tool.
    7. Macro Express – wer richtig geschickt ist, fängt an, sich wiederholende Tätigkeiten am Rechner zu automatisieren. Da startet man nur noch das Makro und schaut diesem genussvoll bei der Arbeit zu.

    LG
    Inna

    1. Liebe Inna, vielen Dank für Deine super Zusammenstellung! Mit Bitrix24 werde ich mich auf jeden Fall näher auseinandersetzen und habe mich gerade angemeldet 🙂 Sandra

  7. Google Drive und Dropbox fallen mir auch spontan ein.
    Zur Zeit teste ich producteev.com – die kostenlose Version. Sieht auf den ersten Blick nicht besonders hübsch aus. Praktisch aber für alle, die gemeinsame To-Do-Listen haben. Einzelne Punkte können zugeteilt und abgehakt werden. Es können Messages geschrieben und Prioritätensternchen verteilt werden. So langsam finde ich gefallen daran.
    Ina

    1. Hallo Ina, danke für Deine Tipps! producteev.com werde ich mir genauer anschauen, klingt effektiv 🙂 Liebe Grüße, Sandra

  8. Liebe Sandra,
    danke für diese Liste. Wie Du weißt bin ich ja ein Fan von Strukturen und Prozessen. Da kommen gute Tools ganz recht. Als CRM empfehle ich Capsule. Das gibt es im gewissen Umfang kostenlos. Außerdem empfehle ich keepass (kostenlos) zum Speichern von Passwörtern. Keepass funktioniert nur lokal, nicht in der Cloud, kann aber auf mehreren Geräten synchronisiert werden. Wer sich, wie ich, mit IT-Sicherheit auseinandersetzt weiß die lokale Datensicherung zu schätzen.
    Lg, Andrea

    1. Liebe Andrea, Capsule kannte ich noch nicht. Danke für den Tipp. Und keepass klingt auch interessant. Ich hatte mich für so was schon mal angemeldet, aber mit Cloud, das habe ich dann deswegen nicht benutzt. Lokal ist viel besser!

  9. Hallo Sandra,
    Danke für den guten Artikel und die zum Teil doch noch recht unbekannten Tools.
    Interessant war alles, doch Contactually hat es mir besonders angetan.
    Ich teste es nun schon seit vorletzter Woche und bin echt überrascht, wie kompatibel
    das ist.
    Vielen Dank für den guten Tipp.
    Liebe Grüße
    Kathleen

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